e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv nedir? e-Arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır? e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan, muhafaza edilen ve raporlanan bir fatura türüdür. Elektronik ortamda düzenlenen bu fatura, hem işletmelerin fatura süreçlerini kolaylaştırmakta hem de kağıt fatura kullanımını azaltarak çevre dostu bir sistem yaratmaktadır. Bu yazımızda e-Arşiv nedir, e-Arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır ve e-Arşiv ile ilgili bilmeniz gereken tüm detayları ele alacağız.

e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, elektronik fatura sisteminin bir parçasıdır ve fatura düzenleme sürecini dijital ortamda gerçekleştirmenizi sağlar. Bu sistem, geleneksel kağıt faturaların yerine geçer ve faturalama işlemlerinin hızlı, güvenli ve verimli bir şekilde yapılmasını mümkün kılar. Elektronik ortamda oluşturulan e-Arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilerek onaylanır ve dijital olarak saklanır. e-Arşiv fatura, özellikle e-fatura kullanmayan firmalar için önemli bir alternatif sunmaktadır.

e-Arşiv Fatura Zorunluluğu ve Kimler için Geçerlidir?

e-Arşiv kullanımı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara ve işletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre göre değişiklik gösterir. GİB’in yayınladığı tebliğe göre, 2022 yılı itibarıyla cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan firmalar, e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçiş yapmak zorundadır. Ayrıca, 1 Temmuz 2025 itibarıyla bu firmaların 1 Ocak 2026 tarihine kadar e-Defter uygulamasına geçmesi gerekecektir.

GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi yapmak isteyen firmalar, bir gün içinde aynı firmaya farklı faturalar kesse bile toplam fatura tutarını esas almalıdır. Örneğin, 1.000 TL ve 1.500 TL’lik iki fatura kesildiğinde, bu faturaların toplamı 2.500 TL’yi bulduğunda, tek bir e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Bu durumda, aynı müşteriye sıkça fatura düzenleyen işletmeler için en doğru çözüm e-Fatura sistemine geçiş yapmaktır.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Nedir ve Başvuru Süreci Nasıl İşler?

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği, özellikle 9.900 TL ve üzeri faturaların Paraşüt gibi platformlar üzerinden elektronik ortamda kesilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem sayesinde tüm fatura işlemlerinizi tek bir yerden yönetebilirsiniz.

e-Arşiv faturası kesebilmek için, önce başvurunuzu Paraşüt üzerinden kolayca yapabilirsiniz. Başvuru işlemi şu şekilde gerçekleşir:

1. Hesabınıza giriş yapın: Paraşüt hesabınıza giriş yaptıktan sonra menüde yer alan “Uygulamalar” bölümüne tıklayın.

2. Başvuru işlemini başlatın: Sayfada çıkan e-Arşiv Fatura (İnteraktif) seçeneğini tıklayarak başvuru sürecini başlatın.

3. Bilgilerinizi girin: Başvuru formunda İVD kullanıcı kodu, İVD şifresi, vergi numarası gibi bilgilerinizi girin.

4. Sözleşmeyi onaylayın: Başvuru formunun alt kısmındaki kullanıcı sözleşmesini onaylayın ve “Kaydet ve Bitir” butonuna tıklayın.

5. Başvurunuzu tamamlayın: Başvurunuz tamamlandıktan sonra e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği aktif hale gelecektir.

Paraşüt üzerinden yapılan başvurular, mali mühür ve e-imza gerektirmeden hızlı bir şekilde işlemi tamamlamanızı sağlar.

e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar

e-Fatura ve e-Arşiv, sıkça karıştırılan iki fatura türüdür. Aralarındaki temel farklar şunlardır:

• e-Fatura: e-Fatura kullanıcısı olan bir firmaya düzenlenir. Yani, e-Fatura kullanmayan birine e-Fatura gönderilemez.

• e-Arşiv: e-Fatura kullanmayan firmalara veya son kullanıcılara gönderilir.

Örneğin, e-Fatura sistemine geçmemiş bir firmaya ya da son kullanıcılara e-Arşiv faturası gönderilir. e-Fatura ve e-Arşiv faturaları arasındaki fark, alıcı firmaların e-Arşiv nedir? e-Arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır? sisteme kayıtlı olup olmamasıdır. Paraşüt gibi sistemler, fatura gönderim esnasında alıcının e-Fatura kullanıp kullanmadığını kontrol eder ve size en uygun fatura tipini gönderir.

e-Arşiv Faturasını Kimlere Gönderebilirsiniz?

e-Arşiv faturasını, e-Fatura kullanmayan tüm müşterilerinize gönderebilirsiniz. Bu, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için büyük bir avantaj sunar. Bu sistemle, hem e-Fatura hem de e-Arşiv fatura kullanımını bir arada sürdürebilir ve tüm müşteri portföyünüze dijital fatura gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Matbu Olarak Gönderilebilir Mi?

e-Arşiv faturaları, elektronik ortamda düzenlenip gönderildiği için matbu fatura kesme zorunluluğu yoktur. Ancak, bazı müşteriler matbu fatura talep edebilir. Bu durumda, bir yazıcıdan alınan çıktı ile faturayı müşterinize iletebilirsiniz. Bu durumda fatura üzerinde kaşe ya da ıslak imza bulunması gerekmez.

e-Arşiv Fatura Geçerliliği İçin İmza Zorunluluğu

e-Arşiv faturaların geçerli olabilmesi için, düzenleme programları kullanılarak imzalanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekir. Vergi Usul Kanunu’na göre, faturaların geçerli sayılabilmesi için imzalı olması zorunludur. Bu nedenle, imzasız e-Arşiv faturalar geçerli kabul edilmez.

e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-Arşiv faturalarının doğruluğu ve geçerliliği, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi internet sitesi üzerinden sorgulanabilir. Fatura numarası ve düzenleme tarihi gibi bilgileri girerek sorgulama yapabilirsiniz.

e-Arşiv Portalına Nasıl Giriş Yapılır?

e-Arşiv Portalına giriş yapmak için başvuru sonrası alınan mali mühürle sisteme giriş yapılır. Bu portal üzerinden e-Arşiv fatura düzenleme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura ile Gerçekleştirilen Geriye Dönük Faturalar

Vergi Usul Kanunu’na göre, mal satışında e-Arşiv fatura düzenleme işlemi, sevk irsaliyesiyle yapılan satışlarda malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde yapılmalıdır. 7 gün ve sonrasında yapılan geriye dönük fatura düzenlemeleri, vergi mevzuatına aykırı olarak %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası’na neden olabilir.

e-Arşiv, hem büyük hem de küçük işletmeler için dijital faturalama sürecini kolaylaştıran bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde, e-Fatura kullanmayan müşterilere e-Arşiv fatura göndermek mümkün hale gelmiştir. Başvuru işlemleri, özel entegratörler ve platformlar üzerinden kolayca yapılabilir ve dijital ortamda fatura kesme işlemleri hızla gerçekleştirilir. Hem vergi uyumu sağlamak hem de işletme maliyetlerini düşürmek için e-Arşiv kullanımı giderek daha yaygın hale gelmektedir.