E-arşiv faturası nedir nasıl kullanılır teknolojinin gelişmesiyle birlikte ticaretin birçok alanında dijitalleşme kaçınılmaz hale geldi. Özellikle faturalama işlemlerinde dijital uygulamalara geçiş, işletmelerin verimliliğini artırarak, hem maliyet tasarrufu sağladı hem de süreçlerin daha hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülmesine olanak tanıdı. E-arşiv faturası, bu dijital dönüşümün önemli bir parçası olarak karşımıza çıkmaktadır. Peki, e-arşiv faturası nedir ve nasıl kullanılır? Bu makalede, e-arşiv faturasına dair kapsamlı bilgiler sunarak, kullanımı ve avantajlarına detaylı bir şekilde değineceğiz.

E-Arşiv Faturası Nedir?

E-arşiv faturası, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara ve standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve gerektiğinde dijital veya fiziki olarak alıcısına iletilen bir fatura türüdür. Elektronik fatura (e-fatura) sisteminin bir alt bileşeni olan e-arşiv faturası, kağıt fatura kullanımını azaltmayı ve ticari işlemlerin dijital platformlar üzerinden daha verimli bir şekilde yürütülmesini amaçlar. E-arşiv faturasını kullanabilmek için işletmelerin Gelir İdaresi Başkanlığı’na kayıtlı olması ve gerekli entegrasyon işlemlerini tamamlaması gerekmektedir.

E-Fatura ve E-Arşiv Faturası Arasındaki Farklar

E-arşiv faturası ve e-fatura sıklıkla karıştırılsa da bu iki sistem arasında belirgin farklar bulunmaktadır:

1. E-Fatura: E-fatura, sadece e-fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler arasında kullanılan bir fatura türüdür. E-faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dijital sistemleri üzerinden iletilir ve sadece iki tarafın da e-fatura mükellefi olması durumunda kullanılabilir. E-faturanın düzenlenmesi ve gönderilmesi sırasında mali mühür zorunluluğu bulunmaktadır ve kağıt ortamında kullanımı geçerli değildir.
2. E-Arşiv Faturası: E-arşiv faturası ise hem e-fatura mükelleflerine hem de diğer mükellef veya son tüketicilere gönderilebilen bir fatura türüdür. E-arşiv faturası dijital olarak oluşturulup gönderilebilir, ayrıca talep edilmesi halinde kağıt çıktısı da alınabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’na belirli periyotlarla raporlanması zorunludur. Özetle, e-arşiv faturası tüm mükelleflere hitap eder ve e-fatura mükellefi olma zorunluluğu bulunmaz.

E-Arşiv Faturasının Düzenlenme Kriterleri

E-arşiv faturası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bazı önemli kriterler vardır. Bu kriterlerin eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesi, fatura E-Arşiv Faturası Nedir Nasıl Kullanılır geçerli ve yasal olarak kabul edilmesi için gereklidir:

1. Taraf Bilgileri: E-arşiv faturasında hem alıcı hem de satıcıya ait tam ve doğru bilgiler yer almalıdır. İsim, adres, vergi kimlik numarası gibi bilgilerin yanı sıra, alıcı eğer son tüketici ise T.C. kimlik numarası da fatura üzerinde yer almalıdır.
2. Fatura Tarihi ve Numarası: Faturanın düzenlendiği tarih ve benzersiz bir fatura numarası faturada açıkça belirtilmelidir. Bu, fatura takibi ve muhasebe işlemleri açısından önemlidir.
3. İşlem Bilgileri: Fatura konusu olan ürün veya hizmete dair detaylı bilgi verilmelidir. Ürün açıklaması, birim fiyatı, miktarı, KDV oranı ve toplam tutar gibi bilgiler eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.
4. İmzalı ve Onaylı Olması: E-arşiv faturaları dijital olarak imzalanmalı ve düzenleyici kurumun belirlediği formatta hazırlanmalıdır. Mali mühür veya e-imza ile imzalanması bu faturaların hukuki geçerliliğini sağlar.

E-Arşiv Faturası Nasıl Düzenlenir?

E-arşiv faturası düzenleme süreci, e-fatura gibi elektronik bir platform üzerinden gerçekleştirilir. Ancak bu işlemi gerçekleştirebilmek için öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olmanız gerekmektedir. E-fatura sistemine kayıt olduktan sonra, e-arşiv faturası oluşturma yetkiniz de otomatik olarak aktif hale gelir.

E-arşiv faturası şu adımlarla düzenlenir:

1. E-Fatura Sistemine Kayıt Olma: İşletmenizin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış bir e-fatura mükellefi olması gerekir. Bu, genellikle işletmenin yıllık cirosuna bağlı bir zorunluluktur, ancak isteğe bağlı olarak da e-fatura mükellefi olunabilir.
2. Fatura Düzenleme Yazılımı Kullanma: E-arşiv faturasını, GİB tarafından onaylanmış özel entegratörler ya da kendi bilgi işlem sisteminiz aracılığıyla oluşturabilirsiniz. Özel entegratör kullanmanız halinde, fatura düzenleme ve gönderme süreçleri bu entegratör tarafından kolaylaştırılır.
3. Faturanın Alıcıya Gönderilmesi: E-arşiv faturası düzenlendikten sonra alıcıya elektronik posta yoluyla PDF formatında gönderilir. İsteğe bağlı olarak kağıda dökülerek de alıcıya iletilebilir. Ancak burada önemli olan, faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş ve depolanmış olmasıdır.
4. Gelir İdaresi Başkanlığı’na Raporlama: E-arşiv faturaları, düzenlendikten sonra bir sonraki ayın 15’ine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmek zorundadır. Bu süreç, e-fatura mükelleflerinin vergi yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmeleri açısından önem taşır.

E-Arşiv Faturası Avantajları

E-arşiv faturasının ticari işletmelere sunduğu birçok avantaj bulunmaktadır. Bu avantajlar, işletmelerin iş süreçlerini hızlandırmakta ve verimliliklerini artırmaktadır:

1. Kağıt Kullanımının Azaltılması: Dijital faturalama sayesinde kağıt kullanımı en aza iner, bu da hem maliyetlerin düşmesini sağlar hem de çevresel faydalar sunar.
2. Depolama Kolaylığı: E-arşiv faturaları dijital ortamda saklandığından, fiziksel dosyalama ihtiyacını ortadan kaldırır. Faturalara daha hızlı ve kolay erişim sağlanır.
3. Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Faturaların dijital ortamda oluşturulup gönderilmesi, posta veya kargo gibi ek maliyetleri ortadan kaldırır. Aynı zamanda fatura düzenleme süreci hızlanır.
4. Hukuki Geçerlilik: E-arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan resmi belgeler olduğundan, yasal olarak bağlayıcıdır. Ayrıca gerektiğinde irsaliye yerine de kullanılabilir.
5. İş Gücünden Tasarruf: Dijital fatura süreçleri, manuel işlemleri ortadan kaldırarak çalışanların daha verimli çalışmalarını sağlar. Böylece işletmeler iş gücünden tasarruf ederek maliyetlerini azaltabilir.

E-Arşiv Faturası Kimler İçin Zorunludur?

E-arşiv faturası, belirli bir yıllık ciro limitini aşan mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. 2023 yılı itibarıyla bu limit, yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL’yi aşan işletmeler için geçerlidir. Bunun yanı sıra, internet üzerinden mal ve hizmet satışı gerçekleştiren işletmeler de e-arşiv faturasını kullanmak zorundadır.

E-arşiv faturası, ticari işlemleri dijital ortamda daha güvenli, hızlı ve verimli hale getiren önemli bir yeniliktir. İşletmelerin maliyetlerini düşürürken, çevresel katkı sağlayan bu uygulama, ticaretin dijitalleşme sürecinde önemli bir adım olarak öne çıkmaktadır. Hem küçük hem de büyük işletmelerin ihtiyaçlarına göre adapte edilebilen e-arşiv faturası, geleceğin ticaret dünyasında daha fazla yer bulacaktır.