E-fatura (Elektronik Fatura) nedir? nasıl kesilir? E-Fatura, geleneksel kâğıt faturaların dijital ortama taşınmış hali olan, yasal geçerliliğe sahip elektronik bir belge türüdür. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen tebliğlerle kullanım esasları belirlenen e-Fatura, hem zaman hem de maliyet açısından işletmelere büyük avantajlar sunar. Bu yazımızda e-Fatura’nın ne anlama geldiğini, kimlerin e-Fatura kesebileceğini, sistemin nasıl işlediğini ve ücretlendirme detaylarını ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, mal veya hizmet satışlarında tıpkı kağıt fatura gibi alıcı ve satıcı arasında düzenlenen ve sadece dijital ortamda oluşturulup iletilen elektronik bir faturadır. Hukuki geçerliliği, kağıt fatura ile tamamen aynıdır. Ancak e-Fatura’nın kağıt formu bulunmaz, işlemler tamamen dijital ortamda yürütülür.

e-Fatura’da tıpkı kağıt fatura gibi; satıcının bilgileri, alıcının bilgileri, mal veya hizmetin tanımı, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve toplam tutar gibi detaylar yer alır. Alıcı, faturayı sistem üzerinden görüntüleyebilir ya da dijital olarak indirebilir. Eğer alıcı taraf e-Fatura mükellefi değilse, işlem e-Arşiv Fatura ile gerçekleştirilir. e-Arşiv Fatura, fatura düzenlendikten sonra e-posta ya da SMS ile gönderilir.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura düzenlemek için öncelikle e-Fatura sistemine kayıt olunması gerekir. Bu işlemden sonra üç farklı yöntemle e-Fatura kesilebilir:

1. GİB e-Fatura Portalı:
   Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu bu portal, ücretsizdir. Küçük işletmeler veya sınırlı sayıda fatura kesen firmalar için idealdir. Ancak sistemde faturalar yalnızca 6 ay saklanır, bu nedenle kullanıcıların XML formatındaki dosyaları kendi sistemlerinde arşivlemesi gerekir.

2. Doğrudan Entegrasyon:
   Orta ve büyük ölçekli firmalar, kendi yazılımlarını GİB sistemine entegre ederek e-Fatura işlemlerini doğrudan kendi altyapılarından gerçekleştirebilir. Bu yöntem teknik bilgi, yüksek sistem maliyeti ve altyapı gerektirir. Ancak veri güvenliği ve işlem hızı açısından avantajlıdır.

3. Özel Entegratörler:
   GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratör firmalar aracılığıyla e-Fatura düzenlenebilir. Altyapı ve bakım masrafı olmadan, özel arayüzler ve kullanıcı dostu paneller üzerinden işlem yapılabilir. Bu sistemde her fatura için kontör ücreti ödenir ancak kullanım kolaylığı ve teknik destek avantajları nedeniyle oldukça yaygındır.

Kimler e-Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-Fatura kullanımı, belirli ciro sınırlarını geçen firmalar ve bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için zorunludur. 2023 yılı itibariyle yürürlüğe giren 535 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre:

• 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan firmalar (sektör bağımsız) 1 Temmuz 2023 tarihinden itibaren e-Fatura kullanmak zorundadır.

• 2022 yılı cirosu 500 bin TL ve üzeri olan e-ticaret firmaları, gayrimenkul ve taşıt alım-satımı yapan işletmeler ile konaklama hizmeti sunan işletmeler de aynı tarihten E-fatura (Elektronik Fatura) Nedir? Nasıl Kesilir? itibaren e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.

Ayrıca, belirtilen ciro sınırlarının altında kalan ve zorunlu olmayan işletmeler de gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçiş yapabilir.

e-Fatura Mükellefi Nasıl Olunur?

e-Fatura mükellefi olabilmek için öncelikle aşağıdaki adımların takip edilmesi gerekir:

1. Mali Mühür ya da e-İmza Temini:

   • Tüzel kişiler için Mali Mühür zorunludur ve Kamu Sertifikasyon Merkezi (KamuSM) üzerinden temin edilir.

   • Gerçek kişiler ise e-İmza kullanabilir. e-İmza, birçok özel firma ve banka aracılığıyla alınabilir.

2. Başvuru Süreci:

   • GİB’in internet sitesinden e-Fatura başvurusu yapılır. Başvuru sırasında Mali Mühür veya e-İmza ile dijital imzalama gerçekleştirilir.

3. Kullanım Yönteminin Belirlenmesi:

   • Başvuru tamamlandıktan sonra GİB Portal, Doğrudan Entegrasyon veya Özel Entegratörlük yöntemlerinden biri tercih edilerek e-Fatura kesmeye başlanabilir.

Özellikle özel entegratörler aracılığıyla e-Fatura’ya geçiş yapmak isteyen firmalar, ilgili firmanın web sitesi üzerinden kayıt ve sözleşme işlemlerini tamamlamalıdır.

e-Fatura Hizmetleri Ücretli Midir?

e-Fatura hizmetinin maliyeti, seçilen kullanım yöntemine göre değişiklik gösterir:

• GİB Portalı: Tamamen ücretsizdir. Ancak faturalar uzun süre saklanmadığı için ekstra arşivleme çözümleri gerekebilir.

• Doğrudan Entegrasyon: Gelişmiş IT altyapısı ve yüksek teknik maliyet gerektirdiği için büyük firmalar tarafından tercih edilir. Sistem kurulum ve bakım giderleri yüksektir.

• Özel Entegratörlük: En yaygın kullanılan yöntemdir. Firma başına kontör bazlı ücretlendirme yapılır. Örneğin; her e-Fatura gönderimi veya alımı için 1 kontör harcanır. Bazı kampanyalar sayesinde düşük bütçelerle yüksek kontör avantajı sunulabilir. Örneğin İş Bankası ile İşNet’in sunduğu kampanya kapsamında 1.500 kontör yalnızca 1 TL’ye alınabilmektedir.

Fatura sayısı ve işlem hacmine göre, işletmelerin hangi yöntemi tercih edeceklerine karar vermeden önce hizmet sağlayıcılar arasında fiyat ve hizmet karşılaştırması yapmaları önerilir.

e-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?

• Maliyet Avantajı: Kağıt, baskı, gönderim ve arşivleme giderlerinden tasarruf sağlanır.

• Hızlı İşlem: Faturalar anlık olarak alıcıya iletilir, kaybolma ya da geç ulaşma gibi riskler ortadan kalkar.

• Çevre Dostu: Kâğıt kullanımının azalmasıyla doğaya katkı sağlanır.

• Yasal Güvence: e-Faturalar Vergi Usul Kanunu kapsamında yasal geçerliliğe sahiptir.

• Kolay Arşivleme: Faturalar dijital olarak depolandığı için erişim ve saklama daha kolaydır.