Proforma fatura nedir? nasıl kesilir? proforma fatura, ürün ya da hizmet satışının kesinleşmediği durumlarda, alıcıya ön bilgi ve teklif sunmak amacıyla gönderilen resmi olmayan ön faturadır. Alıcı, bu belgede belirtilen fiyat, teslimat şartları, ürün adedi ve teslim tarihi gibi koşulları inceleyip kabul ettiğinde, sipariş verir ve bu belge ticari faturaya dönüşür. Özellikle ithalat ve ihracat işlemlerinde, mal sevkiyatından ve ticari faturanın kesilmesinden önce alıcının onayını almak için proforma fatura kullanılır. Ayrıca, akreditif açılması gibi finansal işlemlerin başlatılmasında da proforma fatura önemli bir rol oynar.

Proforma fatura, satıcı ile alıcı arasında ileride doğabilecek yanlış anlamaların önüne geçer; süreci hızlandırır ve hem zaman hem de maliyet açısından avantaj sağlar. Alıcı, kesin sipariş vermeden önce proforma fatura üzerindeki herhangi bir bilgiyi (fiyat, miktar, teslimat şartları vb.) değiştirilmesini talep edebilir.

Proforma Kavramı Nedir?

“Proforma” kelimesi, tahmini, varsayımsal ya da resmi olmayan bilgiler anlamına gelir. Bu yüzden proforma fatura da tam anlamıyla bağlayıcı olmayan, ön bilgilendirme ve teklif niteliğindedir.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Proforma faturalar için kanunen standart bir format bulunmamakla birlikte, genellikle aşağıdaki bilgilerin yer alması beklenir:

• Satıcı ve alıcı firma bilgileri (unvan, açık adres, telefon, e-posta, iletişim kurulacak kişi)

• Ürünlerin kodları, açıklamaları, adetleri ve birim fiyatları

• Ürün ambalajlarının boyutları ve içerdikleri miktarlar

• Toplam mal bedeli ve varsa navlun, sigorta bedelleri

• Ödeme koşulları ve şekli

• Teslimat şekli, tarihi ve yeri

• Sevkiyat ve yükleme detayları

Proforma Faturanın Özellikleri ve Hukuki Durumu

Proforma faturalar, ticari fatura gibi mali bir belge değildir. Düzenleyen ve alan taraf için herhangi bir vergi veya yükümlülük doğurmaz. Üzerinde mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi bulunmalıdır. Hukuki anlamda bağlayıcı değildir ve mahkemelerde delil olarak kullanılamazlar. Temel işlevi, satışa dair ön bilgileri netleştirmek ve alıcının onayını sağlamaktır.

Ürün ya da hizmetin tam açıklaması, miktar, fiyat, teslimat şartları, sigorta ve taşıma detayları gibi bilgileri içerir. Bu bilgiler doğrultusunda alıcı sipariş verir ve ticari fatura kesilir.

Proforma Faturada Kullanılan İngilizce Terimler

Uluslararası ticarette proforma faturada sıkça şu terimler yer alır:

• Exporter, Seller, Sender: İhracatçı, Satıcı, Gönderici

• Importer, Buyer, Receiver: İthalatçı, Alıcı

• Description of Goods: Ürün Açıklaması

• Airwaybill: Havayolu Taşıma Belgesi

• QTY: Ürün Miktarı

• Gross Weight: Brüt Ağırlık

• Net Weight: Net Ağırlık

• Country of Origin: Menşei Ülke

• Terms of Payment: Ödeme Koşulları

• LC: Akreditif (Letter of Credit)

• Terms of Delivery: Teslimat Koşulları

• EXW, FOB, CIF, CPT, CFR: Teslimat şekillerini gösteren kısaltmalar (Fabrika teslimi, gemide teslim, sigorta ve navlun dahil teslim vb.)

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Türkiye’de Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda proforma faturaya dair özel bir düzenleme olmadığı için standart bir format yoktur. Proforma faturalar Proforma Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? genellikle satıcı firmanın kendi hazırladığı şablonlarda ya da proforma fatura programları aracılığıyla düzenlenir. Proforma fatura, şirketin antetli kağıdına basılır veya dijital olarak oluşturulur.

Proforma Fatura Oluşturma Yöntemleri

• Hazır şablonlar veya fatura yazılımları kullanarak,

• MS Word, Excel veya PDF formatlarında manuel olarak hazırlayarak,

Proforma faturanın üst kısmında genellikle fatura numarası ve tarihi yer alır. Sol üst bölümde satıcı ve alıcı bilgileri, orta kısımda ürün listesi, fiyat ve miktar bilgileri bulunur. En altta ise teslimat ve ödeme koşulları gibi detaylara yer verilir.

Fatura Nedir?

Fatura, satıcı tarafından alıcı adına düzenlenen, satılan mal ya da hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı gibi ticari bilgileri içeren, hukuki ve mali sorumluluk doğuran resmi ticari belgedir. Proforma faturadan farklı olarak fatura, vergi ve muhasebe işlemlerinde geçerli resmi belgedir.

E-Fatura Nedir ve Nasıl Kesilir?

Türkiye’de 2010 yılından itibaren yaygınlaşan e-fatura uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilir. E-fatura, kâğıt fatura ile aynı yasal geçerliliğe sahip elektronik ortamda düzenlenen faturalardır. Şirketler, GİB’e başvurarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirler ve kendi sistemleri ya da GİB Portalı üzerinden e-fatura düzenleyebilirler. E-fatura başvuruları elektronik imza veya mali mühür ile yapılır.

E-Fatura Adresi Nedir?

E-fatura adresi, mükelleflerin müşterilerine elektronik ortamda fatura göndermelerini sağlayan sistemdeki özel adreslerdir. Müşteriler, bu adresler aracılığıyla kendilerine gönderilen e-faturaları alır ve muhafaza eder.

Proforma Fatura ve İlgili Bazı Terimlerin Anlamları

• İbare: Bir düşünceyi ifade eden bir ya da birkaç cümleden oluşan ifade.

• Zımnen: Açıkça değil, dolaylı olarak ifade edilen anlam.

• Invoice: İngilizce “fatura” anlamına gelir.

• Fatura Net: İş Bankası tarafından geliştirilen, online fatura tahsilatı sağlayan dijital bir sistem.

• Depozit: Bir yükümlülüğün yerine getirilmesine güvence olarak ödenen teminat parasıdır.

• EXW (Ex Works): Satıcının ürünü kendi iş yerinde hazır hale getirip teslim etmesi anlamına gelen teslimat şeklidir. Taşıma, sigorta ve gümrük işlemleri alıcıya aittir.